行政書士は、行政向けの書類を作成し、代行して提出できる法律の専門職です。
一方で、その業務に付帯する内容として、「権利義務に関する書類の作成」というものがあります。
これは、郵便などの内容証明に関する文書作成などのことを指します。

一方で、そもそも内容証明とはどのよなものか分からない方も少なくありません。
そこで今回は、行政書士が作成する差出人に関する重要な記載方法である内容証明について解説していきます。

行政書士も作成できる内容証明って？

内容証明とは郵便の一種で、書類に対してどのような内容が誰から誰宛てに送られたのか郵便局が証明するサービスです。
この郵便物が行政書士とどう関係あるのかについても解説しましょう。

そもそも内容証明の作り方とは？

内容証明は内容を証明する郵便物で、行政書士でなくとも作成することは理論上可能です。
その方法は、同じ内容の書類を3通用意し、郵便局へ提出します。

そして、一つを相手に郵送、もう一つを郵便局に保管、そして残り1通が差出人に戻ってくる仕組みです。
1通分が郵便局に保管されるため、偽造や捏造などの恐れがないため、契約書の写しなど重要な文章を郵便物に入れておけます。

この郵便物の特徴は、閲覧請求ができること、送ったという証明ができることです。
まず、郵便局に保管されているので、郵便物の閲覧請求ができます。

これは差し出した日から5年以内という条件があるものの、かなり便利なサービスです。
また、差し出した日から5年以内に専用の文章を提出することで、証明を再び受けられる点も特徴として挙げられます。

 

このようにして利用される内容証明のサービスは、その作業が手間なことから、個人で作成するにはある程度のトライアンドエラーが必要になる場合もあります。

行政書士に内容証明郵便物の作成を代行してもらえる

内容証明の郵便物の作成は、何かと面倒なケースが少なくありません。
一方で、行政書士にその作成を依頼することが可能です。

具体的な文章として、次のような内容証明を作成代行してもらえます。

・借金に関するもの
・契約に関するもの
・相続に関するもの

借金に関するものは、貸したお金を返してくれないといった督促状のような内容の文章を作成依頼できます。
これは、個人でなかなか書きにくい文章なので、代書してもらえるのは便利といえるでしょう。

 

次に契約に関するものとして、脱毛などのサービスを契約解除したいといった内容証明です。
これはクーリングオフなどの制度を利用する場合に威力を発揮してくれます。

 

最後の相続は、遺産分割協議の申し出をしたいというものです。

いくら身内であっても疎遠であったり、異母兄弟のようにまったく接したことがない相手であったりする場合に行政書士へ代書を依頼すると便利です。

内容証明の効力とは？

内容証明は、送ったという事実や内容を証明するもので、内容の真偽の証明にはなりません。
一方で、証拠として利用できる、相手にプレッシャーを与えるといった点で効力があります。

 

まず、証拠として利用できることは、文書の内容が真実であるか否かを証明するものではなく、文書の存在や内容の存在を証明するものです。

一方で、それだけの効力があれば裁判で、送ったということの事実の証明、あるいは差出人から手紙を受け取っていないといったことの否定が可能です。

次に相手へプレッシャーを与えられます。

内容証明は、3通の郵便物を作成するだけでなく形式も独特です。
すべてホチキスで綴じて、ページの継ぎ目すべてに割り印を押します。
さらに文字の規定もあるので、普通の手紙ではありません。

このような様式による印象がこれまでの手紙とは違うことから、相手にプレッシャーを与えられるのです。

このような特徴を持つ内容証明について、行政書士に依頼するメリットや注意点を見ていきましょう。

 

行政書士に内容証明を依頼するメリット

行政書士に内容証明を依頼するメリットは、次の物が挙げられます。

・きちんとした様式で書いてもらえる
・相手の印象が変わる

行政書士は書式について熟知した専門家です。

そのため、内容証明のような特殊な郵便物であってもきちんとした様式で作成してくれます。

送った郵便物に行政書士の名前が入っていると、相手の印象が一気に変わる場合もあります。

これによって急に態度を良い方向に変えてくれる可能性も出てくるでしょう。

弁護士にも同様の書類作成を依頼できますが、費用が高額になることもあるので、安価にできるという面でのメリットもあります。

行政書士に内容証明を依頼する注意点

行政書士に内容証明を依頼する注意点もあり、それは次の点が挙げられます。

・裁判に使う前提の内容証明は依頼できない
・行政書士自身が送ることはできない
・送ったという事実以外は証明できない

まず、裁判に使う前提で内容証明を作ってもらうことはできません。
これは、非弁行為となってしまう恐れがあるからです。

つまり、弁護士ではないのに裁判の弁護をしてしまうとみなされる場合が考えられます。
あくまで相手に伝えるという目的のみで基本的に利用するようにしましょう。

 

行政書士は行政の窓口へ本人に代わって持っていくことはできても、郵便局へ内容証明を持っていくことはできません。
あくまで代書してもらったものを自分で持って行って郵送の手続きをしなければならないので注意しましょう。

 

行政書士がどれほどうまく文章を作成しても、送ったという事実以外はほとんど証明できません。

そのため、裁判でも送った送らないでもめた場合に送ったという事実を証明できる程度しか効果がない場合もあります。

これらの点に注意して利用しましょう。

まとめ

今回は、行政書士の業務の一つである内容証明について解説しました。
内容証明は、行政書士が対応できる法的な効力を持つ書類の郵便物の一つであり、記載した内容や契約内容を証明するといった意味で重要な証明といえます。

行政書士に依頼することで多くのメリットがあり、基本的に行政書士に内容証明を依頼するのがおすすめなものの、注意点にも留意することで、行政書士からより利便性の高いサービスを受けられます。